Wywiad

Wysokość kar podaje taryfikator

Prawo zamówień publicznych. Ustawa, której nie wolno lekceważyć

Barbara Likowska-Matys

Nie poprzestajemy na weryfikacji zamówienia w momencie podpisania umowy. Sprawdzamy też, jak jest realizowana umowa – mówi Joanna Sarosiek, dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego

W jakich przypadkach, realizując projekt o dofinansowanie z RPOWP, musimy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych?

Joanna Sarosiek, dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego: To zależy od kwestii zobowiązania danego podmiotu do stosowania ustawy (co dotyczy znacznej części beneficjentów RPOWP) oraz wartości zamówienia. Trzeba pamiętać, że m.in. przedsiębiorstwa są wyłączone ze stosowania Pzp. Poza tym, w samej ustawie wskazane są te zamówienia i konkursy, do których, ze względu właśnie na wartość, nie stosujemy jej zapisów. Ta wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro. Przy obowiązującym obecnie kursie euro 4,3117 zł jest to 129 351 zł. Zamówienia, które przekraczają ten próg, muszą być realizowane zgodnie z Pzp.

Co nie znaczy, że przy zamówieniach wyłączonych ze stosowania Pzp, nie trzeba w ogóle brać pod uwagę ustawy. Obliczając wartość zamówienia – aby sprawdzić, czy podlega wyłączeniu – trzeba stosować jej zapisy. Niedopuszczalne jest bowiem sztuczne dzielenie zamówienia, aby obniżyć jego wartość i tym samym uniknąć stosowania przepisów Pzp.

Najczęściej stosowanym trybem zamówień, prowadzonych przez beneficjentów RPOWP, zobowiązanych do stosowania ustawy, jest przetarg nieograniczony. Wyjątkowo, przy spełnieniu ściśle określonych przesłanek wynikających z Pzp, zdarzają się postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę.

„W samej ustawie wskazane są te zamówienia i konkursy, do których, ze względu właśnie na wartość, nie stosujemy jej zapisów. Ta wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro. Przy obowiązującym obecnie kursie euro 4,3117 zł jest to 129 351 zł. Zamówienia, które przekraczają ten próg, muszą być realizowane zgodnie z Pzp.

Co nie znaczy, że przy zamówieniach wyłączonych ze stosowania Pzp, nie trzeba w ogóle brać pod uwagę ustawy. Obliczając wartość zamówienia – aby sprawdzić, czy podlega wyłączeniu – trzeba stosować jej zapisy.”

A jakie najczęściej błędy popełniają nasi beneficjenci?

Jednym z nich jest wybranie niewłaściwego miejsca publikacji. Jeśli wartość zamówienia przekracza próg 221 tys. euro w przypadku dostaw lub usług oraz 5 548 tys. euro w przypadku robót budowlanych ogłoszenie musi zostać zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli natomiast jest warte mniej – w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Beneficjenci często mylnie określają tę wartość. Muszą zsumować wszystkie tożsame przedmiotowo zamówienia już udzielone oraz planowane, zarówno w ramach projektu jak i w danym roku budżetowym (również te, do których beneficjent nie stosował ustawy). Jeśli tego nie zrobią, łamią zapisy ustawy.

Kolejne błędy, na które chcę zwrócić uwagę, dotyczą ustanowionych przez zamawiającego warunków udziału i podstaw wykluczenia. Zdarza się, że beneficjenci stawiają nieuzasadnione wymagania, które uniemożliwiają wykonawcom, zdolnym w rzeczywistości do wykonania  tego zadania, wzięcie udziału w postępowaniu. Często żądają też przedstawienia zbędnych tak naprawdę dokumentów. A należy pamiętać, że wymagać można wyłącznie dokumentów ze ścisłego katalogu, wskazanego w stosownym rozporządzeniu. Niedopuszczalne są sytuacje, kiedy zamawiający żąda dokumentów bez uzasadnienia.

Nieprawidłowości zdarzają się też w opisie przedmiotu zamówienia. Należy jednak przyznać, że w tej kwestii zauważamy zdecydowaną poprawę. Beneficjenci zwracają uwagę na dopuszczanie rozwiązań równoważnych oraz równoważnych norm i certyfikatów, co we wcześniejszych postępowaniach nierzadko było pomijane. Obecnie zauważamy natomiast w opisach przedmiotu zamówienia na roboty budowlane lub usługi brak wymogów zatrudnienia przez wykonawców (i podwykonawców) pracowników na podstawie umowy o pracę.
Niezmiennie występują błędy dotyczące niespójności zapisów ogłoszenia o zamówieniu względem SIWZ (Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – przyp,. red. ). IZ RPOWP wskazuje wyłącznie te, które mogły wpłynąć na decyzje wykonawców o udziale w postępowaniu oraz te, które mogły być w odmienny sposób odczytane przez nich.

Obserwujemy również nieprawidłowości przy ocenie ofert. Jedną z nich jest brak konsekwencji zamawiającego. W ogłoszeniu czytamy na przykład, że kierownik budowy lub innych robót w ramach zamówienia powinien mieć konkretne, wysokie uprawnienia. Tymczasem zamawiający wybiera ofertę, w której taka osoba ma niższe kwalifikacje. Oczywiście, rodzi to uzasadnioną wątpliwość, czy te wymagania nie były zbyt rygorystyczne, o czym wspominałam wcześniej.

Zauważamy też błędy przy ocenie parametrów urządzeń, kiedy te w wybranej ofercie nie są zgodne z opisem przedmiotu zamówienia.
Kolejny problem to termin wniesienia wadium. Zamawiający nie przestrzegają ostatecznego terminu. Uznają, że wpływ na rachunek po godzinie otwarcia ofert jest dopuszczalny. A tak nie jest.

Bardzo ważna kwestia to zmiany w umowach.

Tak, jako IZ RPOWP, nie poprzestajemy na weryfikacji zamówienia w momencie podpisania umowy. Sprawdzamy też, jak jest realizowana umowa, w szczególności, w jaki sposób są dokonywane zmiany. Częste błędy to nieuzasadnione wydłużanie terminu realizacji zamówienia oraz niezgodne z warunkami przewidzianymi w ogłoszeniu o zamówieniu i SIWZ zmiany na stanowiskach kierowniczych.

„Nawet jeśli dane postępowanie nie zostanie przez nas skontrolowane, to nie znaczy, że nie zostanie sprawdzone przez inną instytucję. Kontrole postępowań, przeprowadzonych przez naszych beneficjentów, prowadzi również Krajowa Administracja Skarbowa i Europejski Trybunał Obrachunkowy, który sprawdza unijne dochody i wydatki, czyli pełni rolę zewnętrznego kontrolera UE. Ustawy Pzp nie można więc nie znać, omijać, traktować wybiórczo. Konsekwencje są zbyt dotkliwe, by ją lekceważyć.”

Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania ustawy?

Oczywiście, finansowe. Nakładamy korekty lub zmniejszamy wydatki kwalifikowane. Wysokość tych kar reguluje specjalny taryfikator, ustanowiony rozporządzeniem Ministra Rozwoju z 29 stycznia 2016 r.

Przepisy wskazują dwie możliwości ustalania wysokości tej korekty. W przypadku, gdy jest możliwe  precyzyjne wskazanie kwoty wydatków poniesionych nieprawidłowo, wartość korekty jest równa wartości współfinansowania UE w ramach tej kwoty, a w przypadku pomniejszenia – wartości wydatków kwalifikowalnych równej tej kwocie. W przypadku, gdy skutki finansowe stwierdzonej nieprawidłowości są pośrednie, rozproszone, trudne do oszacowania lub, gdy nieprawidłowość mogłaby zniechęcić potencjalnych wykonawców do złożenia oferty – korektę lub wartość pomniejszenia wydatków kwalifikowanych oblicza się według wzorów wskazanych w rozporządzeniu, w którym podane są stawki procentowe dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości.

I tak, zastosowanie nieodpowiedniej procedury i w konsekwencji zawężenie  kręgu podmiotów, które  mogłyby uczestniczyć w postępowaniu, oraz nieuprawnione zmiany umowy skutkują korektą w wysokości 25 proc. kosztów kwalifikowanych, bez możliwości obniżenia tej korekty. W pozostałych przypadkach, o których mowa powyżej (oprócz nieuzasadnionego żądania dokumentów, gdzie taryfikator wskazuje 5-procentową korektę) w zależności od charakteru i wagi nieprawidłowości przyznawana jest korekta finansowa w wysokości 25 proc., 10 proc. lub 5 proc. kosztów kwalifikowanych.

„Konsekwencje nieprzestrzegania ustawy są oczywiście, finansowe. Nakładamy korekty lub zmniejszamy wydatki kwalifikowane. Wysokość tych kar reguluje specjalny taryfikator, ustanowiony rozporządzeniem Ministra Rozwoju z 29 stycznia 2016 r.”

Błędy w stosowaniu ustawy są kosztowne

Czy każdy projekt, w którym trzeba zastosować Pzp, jest kontrolowany pod tym kątem i przez jakie instytucje?

Do niedawna jeszcze IZ  RPOWP kontrolowała wszystkie postępowania o zamówienia publiczne realizowane w ramach projektów dofinansowanych z RPOWP. Od lipca 2019 r. zmieniły się zasady. Teraz weryfikacji nie podlegają postępowania, w których wartość umowy z wykonawcą nie przekracza 50 tys. zł netto, zaś obligatoryjną kontrolą objęte zostały zamówienia o wartości powyżej 5 mln zł brutto – w przypadku robót budowlanych i 1 mln zł brutto – w przypadku dostaw lub usług.

Pozostałe zamówienia weryfikujemy w co najmniej 30 procentach. Do próby wybieramy te, w których – na podstawie analizy czynników ryzyka – występuje prawdopodobieństwo ewentualnych nieprawidłowości.

Ale nawet jeśli dane postępowanie nie zostanie przez nas skontrolowane, to nie znaczy, że nie zostanie sprawdzone przez inną instytucję. Kontrole postępowań, przeprowadzonych przez naszych beneficjentów, prowadzi również Krajowa Administracja Skarbowa i Europejski Trybunał Obrachunkowy, który sprawdza unijne dochody i wydatki, czyli pełni rolę zewnętrznego kontrolera UE. Ustawy Pzp nie można więc nie znać, omijać, traktować wybiórczo. Konsekwencje są zbyt dotkliwe, by ją lekceważyć.

Rozmawiała:
Barbara Likowska-Matys